كيف تُدير الاتلالا مشروع مسجد في الإمارات على أوركسترا

المشكلة

كانت الاتلالا تُدير أكثر من 50 مشروعاً نشطاً عبر منظومة لا تتحدّث: دعوات المناقصات مدفونة في مجلدات أوتلوك، جداول الكميات تُراجَع في ملفات إكسل تُتداول عبر البريد ذهاباً وإياباً، المستخلصات تُجمَّع في وورد مع لقطات شاشة لفواتير الموردين، وتحديثات الموقع اليومية تُرسَل في مجموعة واتساب لا يملك أحد إدارتها. كان فريق إدارة المشاريع يقضي وقتاً في تجميع التقارير أكثر مما يقضيه في إدارة المشاريع نفسها. كانت مواعيد المناقصات تنزلق لأن التحكم بإصدارات جداول الكميات يفشل. كانت المستخلصات تستغرق ثلاثة أسابيع لإعدادها لأن كل بند يحتاج إلى مطابقة مع ثلاثة مصادر مختلفة. كان مهندسو الموقع يكتبون التقارير اليومية بالعربية على الورق، ثم يسلّمونها لساعي المكتب الذي يعيد طباعتها بالإنجليزية في إكسل — فيضيع السياق الأصلي كل مرة.

الحل

بُني أوركسترا حول سير عمل الاتلالا الفعلي، لا حول قالب ERP عام. تصل دعوات المناقصات إلى المنصة مع الحفاظ على المرفقات. تُحفظ إصدارات جداول الكميات وتُقفل عند تقديم المناقصة. تنتقل الترسية مباشرة إلى إعداد المشروع — البنود المسعّرة نفسها تصبح ميزانية المشروع الأساسية. تُرفع أوامر التغيير بناءً على بنود العقد بتوقيعات متوافقة مع FIDIC. تتجمّع المستخلصات تلقائياً من التقدم المعتمد والتقارير اليومية الموقّعة وفواتير الموردين المخزّنة. يرفع مهندسو الموقع تقاريرهم اليومية بالعربية من هواتفهم عبر واتساب. يسحب مسح الفواتير الذكي فواتير الموردين مباشرة إلى الدفاتر مع ضريبة القيمة المضافة ومطابقة البنود مع طلب الشراء الأصلي. لا شيء يخرج من المنصة حتى تستوجب الحاجة ذلك.

النتيجة

انخفضت مدة معالجة المناقصة من 10 أيام إلى 4. تقلصت دورة المستخلص من ثلاثة أسابيع إلى أربعة أيام. هبطت ساعات إعداد التقارير من 80 شهرياً إلى 12. على مشروع المسجد الحيّ (PRJ-2026-001 في أبوظبي)، رصد أوركسترا ستة تجاوزات في التكلفة قبل أن تصل إلى العقد — مجتمعةً 1.2 مليون درهم تم تحويلها إلى أوامر تغيير بدلاً من ابتلاعها كخسائر. يرفع مهندسو الموقع التقارير اليومية بالعربية من هواتفهم؛ يرى المكتب البيانات دون إعادة طباعتها. عاد فريق إدارة المشاريع لإدارة المشاريع بدلاً من تجميع الجداول. تستخدم الاتلالا كل وحدة ذات أولوية: المناقصات، جداول الكميات، أوامر التغيير، المستخلصات، الرواتب، مسح الفواتير الذكي، وبوت الميدان على واتساب.